La naturale e quotidiana attività svolta dai diversi uffici di curia, dalle parrocchie, dalle case generalizie e provincializie comporta la produzione e la ricezione di documenti.
Tradizionalmente ci occupiamo degli archivi storici, ossia quei documenti che hanno potenzialmente terminato le proprie funzioni e compongono fascicoli di attività chiuse, terminate . È invece più recente
l’attenzione verso la fase nascente e costitutiva di un archivio, chiamata comunemente archivio corrente, che ha visto nel Convegno di Verona del maggio 2022 la rinnovata e urgente attenzione verso la tematica per conservare il futuro della memoria, come recitava il titolo dell’evento. Verona è stata l’occasione per presentare e mettere a disposizione le Linee guida per gli archivi correnti delle Curie diocesane e del Titolario per gli archivi correnti delle Curie diocesane e dare vita allo spazio dedicato agli archivi correnti all’interno del portale BeWeB.
Gli archivi correnti sono pertanto costituiti da materiale ibrido, possono infatti ancora giungerci o essere inviati su carta o su supporti digitali ma non per questo vedono diminuita o marginalizzata la loro funzione eminentemente giuridica e amministrativa indispensabile per la buona gestione di un ente e per la piena difesa dei diritti ad esso legati, per la garanzia di una più efficiente ed economica organizzazione dell’ente nelle sue diverse articolazioni. I documenti digitali hanno una natura più rarefatta ed effimera e aprono ad una serie di necessari approfondimenti sulla loro autenticità e sulla loro trasmissione consolidata e certa ai posteri.
Accanto alle questioni squisitamente tecniche - ad esempio l’uso di un software come Archi.pro erede di WinSidi - dobbiamo però agire con urgenza su cosa e come conserviamo della documentazione che ci troviamo a gestire per convergere verso criteri, metodologie e tempistiche uniformi e condivise. Allo stesso tempo è indispensabile procedere ad una formazione diretta a cancellieri e segretari, come ad archivisti, per informazione-formazione, aggiornamento e specializzazione.
Consigliamo di lettere l'articolo, pubblicato sulla rivista SICEIinforma, dedicato a questo argomento nel quale si presentano anche le Linee guida e buone pratiche: consigli d'uso e i Moduli software per il protocollo e l'archivio corrente
