Esperienza della Diocesi di Firenze che ha scelto di dotare le parrocchie di un indirizzo gratuito e ufficiale fornito dalla diocesi attorno al 2005.
Nell’orizzonte sempre più popolato di nuovi metodi per inviare e ricevere informazioni c’è da chiedersi se l’email ancora ha un posto di rilievo. Infatti la comunicazione si è fortemente spostata verso media più “immediati” nella ricezione e nell’usabilità.
La mail, nata per le comunicazioni personali come unica modalità di comunicazione esistente oltre la “posta tradizionale”, nel tempo è stata “inquinata” dall’arrivo di pubblicità e messaggi indesiderati con la conseguente necessità di progettazione di soluzioni anti-spam che tutti bene conosciamo.
Ad oggi, in cui pubblicità e marketing trovano terreno fertile in altri media, la mail ha riconquistato la sua importanza nelle comunicazioni puntuali e ben identificate nel tempo. Questa introduzione desidera sottolineare come ancora oggi è importante da parte di una Diocesi dotare fornire ogni parrocchia di un indirizzo email sicuro e immutabile nel tempo che non può essere sostituito dalle altre forme di comunicazione digitale. Negli ultimi tempi molte parrocchie si sono “sbarcate” nella rete usando svariati canali di comunicazione (sito internet, social network in tutte le sue forme) che rendono però difficile, per chi desidera entrare in contatto con le comunità, indentificare il mezzo più efficace per farlo.
In questo scenario il fatto che la diocesi doti ogni parrocchia di un indirizzo mail su un dominio riconoscibile (esempio toponimo@ parrocchie.nomediocesi.it), e che rimandi direttamente alla diocesi, permette di poter creare un canale di comunicazione omogeneo facilitando il flusso delle comunicazioni. Inoltre un indirizzo email assegnato dalla Diocesi salvaguarda la parrocchia dall’essere legata a indirizzi email creati dal parroco, che spesso cadono in disuso o finisco per non essere consultati con regolarità, anche per l’avvicendarsi dei parroci.
Anche per i vari uffici e servizi diocesani avere a disposizione un indirizzo email certo, con cui poter contattare il parroco, fornisce una facilitazione non indifferente: come anni addietro l’indirizzo postale era “stabilito e immodificabile”, anche adesso l’indirizzo email deve poter garantire la stessa immutabilità nel tempo.
La Diocesi di Firenze ha scelto di dotare le parrocchie di un indirizzo gratuito e ufficiale fornito dalla diocesi attorno al 2005. Siamo quindi vicino al ventesimo anniversario. La strategia scelta per invogliare i parroci ad utilizzare la mail diocesana ha avuto sfaccettature che sono cambiate nel tempo.
All’inizio ha giocato molto la totale gratuità e il servizio di alto livello che veniva fornito.
Eravamo nello scenario in cui i servizi di alta qualità “gratuiti”, come gmail.com, non erano ancora disponibili e spesso di si pagava un canone annuale a qualche provider. Successivamente gli uffici diocesani, e in particolare quelli Amministrativi, hanno iniziato a indicare come mezzo di comunicazione privilegiato la mail diocesana. Questo ha permesso di far diventare la mail diocesana il “punto di accesso” per ogni servizio digitale fornito alle parrocchie come la gestione degli orari delle messe sul sito internet e l’accesso alla Piattaforma Parrocchiale Unio.
Infine, è stata determinante la scelta di pubblicare nella sezione dedicata alle parrocchie del sito internet della diocesi e sull’annuario diocesano esclusivamente l’email ufficiale. Nel tempo si sono avvicendate diverse soluzioni tecniche con cui è stato erogato il servizio email alle parrocchie. Inizialmente ci siamo avvalsi dei servizi della allora IDS per poi passare a un server gestito in proprio con software open source. Le competenza sempre più specifiche e complesse connesse alla gestione di un server mail hanno portato alla scelta di tornare ad essere ospitati nella infrastruttura di Ids&Unitelm su tecnologia Microsoft Exchange.
Recentemente abbiamo avuto modo di attivare le licenze Donation di Office 365 che di Microsoft e stiamo pianificando la migrazione delle mail sulla piattaforma 365 che, in maniera totalmente gratuita, ci permetterà di offrire alle parrocchie il servizio mail e la Suite Office On Line.
di Don Simone Pestelli
